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Office 365入华四周年 人工智能技术让这套经典办公软件的工作效率更高了

从《Office 从入门到精通》的厚重教材中解放出来。

Microsoft Office 在中国重要性和普及度是无需多言的,它几乎是每一个操作电脑人所必须接触和学习的工具。2011 年,微软把这套经典办公软件搬到了云上,并取名为 Office 365,为这位当年诞生 22 年的产品融入了新的形式。四年前,由世纪互联运营的 Office 365 国内版正式在华运营,在微软全球「移动为先云为先」的战略引导下,Office 365 在提升生产力的过程中扮演了重要的作用,自身也取得了革命性的发展。

在 Office 365 入华商用四周年的媒体会上,微软中国透露了这四年来取得的成绩:整体业务增长超过 400%,并占据中国协同协作 SaaS 市场 23% 的市场份额,服务于超过 150 万付费企业用户及 2000 多万教育用户、整体业务增长超过 400%、96% 的合作伙伴对盈利表示满意。Office 365 生产力云平台在中国取得阶段性发展成果。

而现在的 Office 365 自己也已经更新换代,现已整合 53 项微软人工智能技术和特性,在显著提升云端协作办公效率的同时,也为每个人开启了生产力平台创新可能性。整合微信平台的 Office 365 微助理更是成为微软中国本土化努力的代表作品。同时,微软特别推出「Office 365云赋能战略」,即在充分发挥微软生产力云平台广泛覆盖全球的优势,赋能中国企业出海全球、全球企业深耕中国的同时,全力赋能中小企业做精做强、赋能本土生态圈合作伙伴做专做宽,集各方合力共同发掘 Office 365 生产力云平台的无限潜力,共赢数字化转型机遇。

人工智能让你从《Office 从入门到精通》的厚重教材中解放出来

我想很多 Office 用户都有这样的经验,抱着一本厚厚的 Office 学习教材或者自学,或者参加培训班,或者跟着网络视频或者电视去系统学习 Office,直到现在微博等社交媒体内容中,Office 使用小技巧系列依然是备受的内容。甚至制作 PPT 已经形成了一个完整的产业。

这种现象不仅说明了 Office 在办公学习中的影响力,也说明了 Office 自身的复杂性,学习成本比较高。像 Excel 你可能得需要记住大量复杂的公式和函数,而在制作 PPT 的过程中,更是需要花费大量的时间和精力才能做出质量上乘的作品。尽管学习本身就是一件艰苦的事情,但是为什么我们为什么不可以用人工智能来解决一些大量重复性的操作来进一步提升办公学习生产力呢。 

作为最早投入人工智能研究,并始终在前沿探索、技术应用和普及人工智能方面不遗余力的领先企业,微软相信,人工智能应该是一项以模仿人类智能为起点,以增强人类能力为目标的生产力工具。最能体现人工智能价值的,不是玄妙的科学幻想,而是在每个人触手可及的地方,给每个人的工作和生活带来改变。作为全球应用最广的生产力平台之一,Office 365 也正在实现这一目标。

通过不断融入微软最新的人工智能技术,如微软认知服务、微软翻译、微软小娜、自然语言问答、Power BI、数据防泄漏保护等,Office 365 的功能和服务也在与时俱进,以便更高效地推动生产力创新:智能个人助理微软小娜(Cortana)可连接 Office 365 与 Outlook 日历,成为具有语音对话功能的智能私人秘书;在任何 Office 365 应用中,点选菜单栏上方的「告诉我您想要做什么(Tell Me)」就能找到关于全部 Office 功能的介绍和指导;Word 中的平写检查功能得到了升级,可以提供细致入微的用词建议,以及对于语法、表达方式的建议,研究工具(Researcher)可以帮你检索 Bing 学术搜索中的公开资源并自动生成引用信息,而智能查找(Smart Lookup)让你不离开文档就能从网上找到更多相关信息;Outlook 的重点收件箱(Focus Inbox)不但会使用智能算法过滤并自动分类邮件,还能帮助用户快速回复会议请求、管理待办事项。

*Design Ideas

职场必备的 PowerPoint 也在悄悄加入新功能,让任何人都有能力做出高大上的演示文稿。缩放定位(Zoom)能够帮助构建 PPT 框架,并在不同章节之间实现灵活美观的跳转效果;幻灯片切换效果中新增的平滑(Morph)效果,只需轻轻一点,就能在两个页面之间自动加入专业级的动画切换效果;设计灵感(Design Ideas)是新手福音,只要专注于要展现的内容,它就能自动帮你推荐最合适的设计形式。作为微软「车库项目」开发出来的 Presentation Translator 由微软翻译(Microsoft Translator)技术驱动,能够帮助 PowerPoint 跨越语言的障碍,可迅速实现 60 多种语言之间的文本翻译,还能为中文、英文等 9 种语言的语音演讲实时添加翻译字幕。

Excel 已经不再是个简单的制表工具,而是一个专业的数据分析平台,特别是在商业智能方面表现尤佳。配合快速填充(Flash Fill)、PowerMap、PowerPivot、PowerView 系列工具,Excel 能提供真正一目了然的业务数据洞察,不但支持热力图、气泡图等形式,还能结合 Bing 地图对地理数据实现动态变化的可视化呈现。

*Office 365 Delve

要更好地利用数据智能提升生产力,可以利用运行在云端(https://delve.office.com)的 Delve,它能将一个组织或者团队中每个用户的工作进度汇总呈现,让用户及时了解自己和周围同事所做的工作及进展。其内置的 MyAnalytics 可提供关于每个人工作时间分配、进展的数字化分析,企业则可以使用 Workplace Analytics 进行生产力统计,发现内部工作的瓶颈,结构复杂的业务流程。

而针对企业对信息安全及合规管理日益强烈的需求,Office 365 的智能反垃圾邮件、数据丢失保护(Data Lost Protection)以及高级威胁防护(Advanced Threat Protection)等诸多安全、可控、合规的能力能够为企业管理者提供前所未有的管理和可控性,并以智能的方式确保企业数据不会被有意或无意地泄露,同时为企业提供风险判断、评估和预警的能力。

微软大中华区副总裁兼市场营销及运营总经理康容表示:「面对数字化转型带来的挑战和机遇,微软在人工智能、云计算领域的技术优势和深厚积累,以及 Office 365 作为全球规模人工智能云生产力平台的优势显露无遗。与此同时,我们还将微软人工智能与本土市场需求相互结合,推出了 Office 365 微助理,打造出真正中国特色的移动办公体验。」

*关于 Office 365 微助理的内容,可见创见采访文章 《Office 365微助理:微软创立43年第一个由中国团队研发的Office产品》

Office 365已经成为企业办公必备工具

Office 365 作为一项全球规模的云办公服务,可以做到全球部署,开箱即用,能大大减少企业进入新市场时在 IT 基础设施上的投入。出于对成本控制、开展业务的考虑,中小企业客户希望以低成本投入,满足随时随地、在任何设备上进行资源共享、文档协作、邮件收发、视频会议的需要,同时还需要最大限度地确保系统的稳定和数据安全。

对于中小企业而言,运行于云端的 Office 365 是最理想的解决方案:Office 365 提供了跨平台、跨设备的协同办公能力,每个用户可以在 5 台电脑和 5 台移动设备间灵活切换;SharePoint 和 Skype for Business 提供了专业的文件共享、视频会议、桌面共享能力;基于云端的特点,意味着企业无需担心本地 IT 运维,还能始终保持功能常新;在安全性和数据隐私保护上,Office 365 为中小企业提供了与大企业一视同仁的专业承诺保障。

在采访中不少企业 IT 相关负责人都不约而同地告诉创见记者,Office 365 系列产品在提升办公生产力方面给他们留下了深刻印象,而且还是「微软产品的忠实粉丝」。

驭凡空间是一家面向家庭和商业客户提供装修改造解决方案的创业企业,他们利用 Office 365 构建起了一个连接设计师和客户的安全可靠的协作沟通平台。驭凡空间总经理郭东辉告诉创见记者,在四年前公司为所有员工采购了 Windows Phone 的办公手机,确实提高了很大的工作效率。所有的文件可以放到 OneDrive 上同步、协作,在家打开电脑可以同步,继续开始我先前停下的工作,这在此前的工作中从未遇到。而且通过这个 OneDrive 的使用减少了 U 盘的使用,不再需要把文件当面传递给对方,大家有需要东西直接在上面可以对 Word 文件进行直接修改,不必在进行频繁的版本更迭和传递,从而造成混乱。而且只需要在一个平台上就可以完成这些事情。

专注于开发以人脸识别技术为核心的智能通行管理系统旷视科技 IT 总监胡宝群也表达也类似的观点,在移动办公的过程中,OneDrive 可以实现文件件共享及在线编辑是以前是没有的,现在可以随便在任何一个地方在线的去编辑,去分享。而且 Office 365 完全基于原来老的版本,它的兼容性、易用性还降低了员工的学习成本。处于快速发展期的旷视科技,业务迅速扩张,在各地设立分支办公室,同时拥有大量的销售和业务拓展团队,员工对协作和移动办公的依赖性比较高, Office 365 在安全性、可管理性、移动性等方面充分满足了旷视科技的需要,目前公司全员 1300 人均已迁移至 Office 365 平台。

据微软介绍,在协同办公方面微软及合作伙伴已经发布了多款云办公解决方案:

  • 随办移动办公平台:由移品信息开发的 Office 365 移动伴侣,通过一个 App 即可访问 Office 365 核心功能。相比传统即时消息平台,随办不仅可提供通讯和协作功能,更专注于企业业务的执行督办、进展沟通、工作表现、时间协调、地点管控、及时授权、数据汇总等管理价值。
  • ServiceMe Workspace:微钉科技基于 Office 365 的 SharePoint Online 开发的协同解决方案,包含企业门户、常见流程、文档管理等基础功能。
  • 易企办:知普信息基于 Office 365 中的 SharePoint Online 服务打造的智能办公管理平台,以 Office 365 功能为基础,结合用户需求进行深度定制,打造统一的企业信息门户、文档管理中心、流程中心三大核心模块,实现业务流程自动化。

Office 365 的国际化优势帮助企业出海及外企入华

面对经济全球化的大势所趋,越来越多的中国企业正在积极探索拓展海外市场,随着业务的快速发展,如何妥善处理多地协作、提高业务响应效率、确保合规和数据安全,成为这些企业要面对的挑战。Office 365 全球智能云办公平台的优势,赋能中国企业出海全球、全球企业深耕中国,同时着力于赋能中小企业做精做强,助力合作伙伴做专做宽。

由于采用了全球统一的技术架构,在 Office 365 架构上开发的企业应用能够通行全球,实现一次开发、全球部署;得益于微软领先业界的安全和数据隐私保护承诺,微软全球运营的 Office 365 可以确保满足包括史上最严的欧盟《通用数据保护条例(GDPR)》,帮助企业畅行海外市场;与此同时,Office 365 能提供全球同步创新的智能云服务与遍布全球的在地化技术支持服务。

摩拜单车作为中国共享经济的代表企业,正在稳步扩大国际市场,目前已经在全球 13 个国家超过 200 个城市开展业务。Office 365 帮助摩拜单车快速进入海外市场,一方面节约了在当地构建 IT 设施的成本,同时在云端构建起了标准化的工作流程;Office 365 的跨设备、跨平台协作的特性,非常适合摩拜单车对移动办公的需要;而 SharePoint 文件共享、Skype for Business 远程会议系统的采用,更帮助他们高效协调各个市场,实现了零时差、零距离的业务衔接。

总部设在意大利的陆逊梯卡(Luxottica)集团是全球顶级的奢侈品和运动眼镜提供商,旗下品牌包括 Ray-ban、Oakley、Vogue,授权品牌包括 Giorgio Armani、Bulgari、Burberry、Chanel 等,每年制造超过 7500 万副眼镜。亮视点(Lens Crafters)是陆逊梯卡在大中华市场设立的眼镜零售企业,经营着大陆及港澳市场的超过 300 家眼镜连锁店。陆逊梯卡在全球市场采用国际版 Office 365,在大中华区则采用了由世纪互联运营的 Office 365,充分满足中国市场对于数据不出境的相关要求。利用 Tango 多租户解决方案,该集团在全球和中国的 Office 365 租户实现了远程协作,能像一个租户一样开展统一的协作、远程会议和即时通讯,确保了欧洲总部与中国分公司业务沟通的平滑顺畅与数据安全性的严格需求。

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