TECH2IPO/创见

「 新生活 新科技 新零售」

投稿
京ICP备14046667号

创见聚光灯之团队协作工具:我们的选择

这是一场惨烈的淘汰赛,综合之前9篇报道,共计21种泛团队协作工具,在编辑部的血雨腥风中最终确定的组合诞生。这篇长文以一个普通小团队的角度详细解释我们为什么不用这些,为什么用那些,我们还需要什么?

经过了一个月的评测,我们对 21 种泛团队协作工具进行了零距离的试用和体验,并且将我们的体验整理成了前 9 篇文章。在这篇文章之前,编辑部里进行了激烈的讨论,最终定下了我们团队的协作工具。在介绍我们为什么不用,和我们为什么用之前,先为急性子的读者奉上我们的最终选择:Asana(项目管理)+HackPad(会议与头脑风暴)+OneDrive(文件分享)+Google 日历(日程管理)

我们最终定下的这个选择并不意味着是最佳的组合,因为每个创业团队所做的工作及所对应的团队协作需求不尽相同。在此在我们将说明,为什么 TECH2IPO 会选择这样的组合以供大家参考。如果对其中某一个产品感兴趣,点击文章中的连接将回溯到我们之前对每一个产品单独的详细评测,其中有更加客观(不考虑我们团队自身限制与需求)的优劣评论。

为什么不用……?

首先,团队协作的核心是项目管理,无论对于程序开发还是 TECH2IPO 这样的媒体团队来说都是适用的,其他工具需要配合项目管理平台来选择。所以我们最一开始进行投票的就是项目管理,本次参与创见聚光灯评测的项目管理有:Asana、Taskworld、Tower、Worktile、风车、明道、Yammer、推事本、Teambition。

我们最先淘汰掉的是风车,因为风车的项目管理功能相对较弱,使用起来更像是个人的 GTD 软件,虽然目前 TECH2IPO 的团队并不大。但是有时同一个项目要分解给许多个人完成不同的步骤,没有子任务功能和 Follow 功能的风车不满足 TECH2IPO 的需求。风车的一个优势是能够非常直观方便的看到项目的进度,这一点我们的最终选择 Asana 是做不到的。但是针对创见这种媒体团队来说,我们的几乎所有项目都是长期项目,是无法彻底“完成”或“归档”的,甚至也无法用进度来衡量,因此项目的当前进度并不是我们的第一需求。

第二个淘汰的是 Tower,Tower 给我们带来的困扰是免费版对项目数的限制让 TECH2IPO 的成员感到隐隐的不安(虽然现在实际在执行的项目尚未达到 Tower 的 20 个),而 Tower 的收费版价格对于我们来说又无法承受。另外,就是 Tower 仿制 Basecamp 的层级结构让团队中一位死理性派的成员强迫症发作,具体表现为:为什么他们的 Dahsboard 花花的?为什么不同的模块没有框或分割线?为什么要把讨论这个功能放在最上面?为什么讨论、任务、任务列表这些东西不能拖拽排列?

接下来,我们讨论了 Worktile,TECH2IPO 的团队目前满足 Worktile 的免费版的条件,而且即便是收费版我们也能承担的起,因此没有付费压力。但是 Worktile 的问题在于它是个刚上线不久的新平台,从 Worktile 1.0 到 2.0 之间界面的巨大改版虽然一定程度上优化了体验,但是也让我们产生出以后会不会还随时要大改版的潜在担忧。另外,Worktile 的移动版也是于上个月刚刚上线,虽然基本满足要求,但在体验和界面上并不能算是优秀。想想团队母公司之前默默弃用明道的原因,颜控的我们还是残忍的拒绝了“Worktile”。

推事本给我们带来的感觉近似于 Worktile,虽然在线聊天功能非常棒,但是考虑到我们除了核心团队之外还有大量的兼职作者和译者,我们不太可能将全部的交流任务都搬到推事本上来做。因此,我们没有选择推事本。(不过,也许我们会在未来尝试用 Fleep 与作者建立联系。)

之后是明道和 Yammer,事实上正如上面提到的,TECH2IPO 团队其实以前是跟随整个公司使用明道进行团队协作的,明道也曾为我们这样的创业企业提供了优惠的方案,在此感谢明道对中小企业的支持。但是,在我们这次为撰写创见聚光灯而测试明道的时候,我厂的明道里已经荒草漫声了。这其中有两个原因,一个原因是直到去年为止明道的移动端还非常的弱,功能上和界面上都不尽人意,在 Android 上还时不时有卡死的问题,这作为一个提升效率的工具来说是无法容忍的。在这一点上,我们赞同 Evernote 的 CEO Phil Libin 说的话:

即便是企业产品也应以取悦个人用户为目标……UI 和 UX 设计在未来企业产品设计中将越来越重要,只有这样,员工才会违反公司规定来使用你们的产品。

另一个拒掉明道和 Yammer 的共同理由是:我们认为在团队协作中加入大量的社交元素,甚至是以社交为中心向外扩展是本末倒置的,我们需要一个纯粹的项目管理,社交功能(比如说社交带来的非任务的提醒)会影响该工具的使用效率。

就算是你给了好几屏的用户引导我也记不住好么?

Taskworld 被干掉完全是一场意外,它本来有望在最终决战中出现,但最后只落得了第三的位置。我们淘汰掉它的原因如上图:它的按钮太多了,结构完全扁平化,智商如小编的人不会用!

不过,Taskworld 在团队内也有人支持的,支持的观点是“这些按钮就应该都被展示出来,能够直接按多好,层级多了还要反复点好几次才能完成。”

另外一个淘汰 Taskworld 的原因是,它在我厂的网络环境下表现很差,经常刷不出任务列表。

好吧,Taskworld 就是典型的宗教战争牺牲品,默默点个蜡。

剩下的项目就是 Teambition 和 Asana 了,关于这两个平台孰优孰劣的问题编辑部争论的时间是最长的。笔者作为常年做国内创业报道的小编其实是支持 Teambition 的一方,Teambition 在我们测试过的所有国内的项目管理类团队协作工具中是最强大的,基本满足了团队的全部需求。详细的介绍我们可以去回顾一下那篇单独写 Teambition 的创见聚光灯。但是,Teambition 所面对的敌人 Asana 也不是一个小喽啰,它在一定程度上可以说是项目管理类协作平台的鼻祖。

我们先说说 Teambition 淘汰的原因:首先,Teambition 的项目 Dashboard 中也是按模块展示而不是直接以任务流展示,直观的有效空间变少了。我们希望的是在这里展示的四个模块的顺序应当是可以自行排列的,或者甚至可以X掉。因为并不是所有的项目都会需要到分享和文件,这样就浪费了屏幕,分散了焦点。

我们需要去掉或隐藏至少应该可以排序的两块

还有一点至关重要的是,Teambition 现在无法建立“分享给团队的,不属于项目的,个人任务”。这个功能在 Asana 中可以很好的实现,我们可以在一个团队中建立一个个人任务,这个任务在未添加任何 Follower 时它就是个人的不会出现在团队日历。这个功能实现了个人任务管理与团队任务管理的完美结合。另外,Teambition 的分享功能虽然我们十分欣赏,但是目前 Teambition 的分享功能需要手动的复制和粘贴,本质上更像一个论坛,但是我们需要的是一个……团队 Pocket,后来我们用印象笔记来实现了这个需求。

为什么用 Asana?

说完了为什么不用之后,下面就来谈谈我们为什么选择 Asana。

首先,Asana 的层次是清晰且完整的,在 Asana 中可以建立一个 Workspace,我们称这个为团队。在建立 Workspace 之后可以建立数个 Project 即项目,项目之下可以直接建立 Task 也可以将多个 Task 合并为一个 Section(我们称之为任务列表),在同一个任务之下,可以建立多个 Subtask(子任务)。

每个任务下面可以再分为多个子任务,可以指派给不同的人

Project 层级以下的项目均可以 Asign(指派)给某个人,这个功能在之前测试的许多项目管理中都无法做到:我们可以把整个 Section 都指派给某个人来负责,但其中的具体任务不一定全由他来完成,他可以将不同的任务分配给不同的人,同时一个任务有可能需要多个人来协作完成不同的步骤,每一个子任务又可以指派给不同的人。

以一个简单的例子进行解构这个过程:比如以 TECH2IPO 与创投平台天使汇的合作为例,合作本身即为一个 Project,然后“日常的创业项目互推”(对应的是“非日常的创业项目报道”)我们会建立一个 Section,其中每一个 Task 是一个创业报道,撰写每一篇报道的过程中需要与不同的人沟通则划分为 Subtask,所有 Subtask 完成的时候 Task 就完成了。

这样细分到具体执行细节的方式的好处是,在 Asana 的个人 Calendar 中,我们可以清楚的看到“我”在团队中要做什么,在我的 To-Do List 中直接陈列处理的是“我要写一篇文章”或是“写某篇专稿的某一个部分”而不是展示“我要参与这次的专题”这样一个模糊的不可执行概念。

我的日历上的每一件事都是确实我要做的,而不是待分解的模糊任务

Asana 的另外一个优势在之前和 Teambition 进行对比的时候也提到了,Asana 可以在同一个工具内实现对团队和个人的时间管理,并且这两套系统是共荣共通的。在 Asana 中有两种方式建立私人任务,一种是在 Workspace 之外的“Personal Projects”这个虚拟的团队(Workspace)中建立,另一种是在团队中的 My Task 界面建立一个任务不将其添加到任何 Project 中,也不添加任何 Follower,那么这个任务对团队就是隐形的。这两者的主要区别是:

  1. Personal Projects 是一个虚拟的团队,它下面有完整的四层结构(Project、Secition、Task、SubTask),在这里面做的任何操作都是独立于团队的,不能指派给除自己以外的人(指派之后,这个任务会从你的 Personal Projects  中消失,转移到对方的 Personal Projects,如果该任务完成,会有一个通知回馈任务指派人该任务已完成。),但可以添加外部 Follower,分享自己个人任务的进度。

  2. 在团队中建立无从属任务,这个方式可以更加方便处理那些有可能转化为团队任务的事情。它只有 Task 和 Subtask 两个层级。我们的建议是所有工作上的事情都以这种方式建立,一旦需要的时候,随时可以将这个 Task 转移进团队的某个 Project 或 Section 中。

另外,在整个 Asana 中基本做到了有列表的地方就有日历,日历的层级也异常清晰,我们可以看到整个 Workspace(团队)的日历,也可以看到 Project 的日历,还可以看到个人的日历。个人的日历上呈现的就一定是“我”要做的事情,无论这个任务是隶属于团队、某个 Project 还是某个 Task 下面的 Subtask。具体的区别如下:

  • My Tasks Calendar - 所有 Asign 为我的需要我执行任务和我个人创建的无从属任务的日历

  • Project Calendar - 该 Project、Section 下的全部任务的日历

  • Team Calendar - 该 Workspace 下所有公开任务的日历

  • All Tasks Calendar - 该 Workspace 下所有公开任务、我个人创建的无从属任务的日历

其次,Asana 在任务管理本身之外的地方给了我们很大的惊喜。点开 Asana 的 Apps Integrations 页面中,我们可以看到 Asana 支持海量的效率类工具整合。比如 TECH2IPO 团队几乎同时都在个人的使用印象笔记,Asana 可以实现当我在印象笔记指定的笔记本中建立一个新笔记的时候就自动在 Asana 中创建一个任务,让 Asana 变成了在后台默默工作的行政助理(由于 Asana 支持的是 Evernote 不是印象笔记,所以这个具体的过程是要使用到 Zapier,电子邮件做跳转)。另外,Asana 支持内嵌在 Wordpress 中,这一点也十分便于利用 Wordpress 搭建的媒体团队的协作(小预告:TECH2IPO 将于近期迁移到 WP 平台)。 

由于 Asana 在硅谷的知名度和影响力,Asana 支持几乎所有常用的外国云服务,这一点是不容忽略的,Asana 自身完善的 API 也保证了其延展性。在国内的同类产品中,没有一点能够做到这一点。这为我们之后选择配套服务(比如云存储,文档等)以及以后更换相关的配套服务提供了便利。

最后一点,Asana 虽然不是最漂亮的,但是 Asana 无论是在 iOS 上还是 Android 上都有第三方客户端来保障用户体验。在我们之前测试 Asana 的时候曾经对 Asana 移动端“保守”的画风进行过吐槽。但是,在我们决定深入的使用 Asana 之后发现,因为 Asana 开放了其全部 API,我们可以找到其他的客户端来替代 Asana 自身的客户端。这样就满足了颜控不同的审美需求。

Asana 的缺点

Asana 当然也不是完美的产品,首先它自国内使用速度略慢。另外就是由于 Asana 的功能强大界面设计略显复杂,而且没有中文版,所以对于国内团队来说上手需要一段时间。

Asana 对于我们来说是一个在测试中不断发现意外惊喜的工具,而且 Asana 不是一个亮点特别明显或偏向某一方面优秀,而是每一方面都做的很出色的平台。基本上除了界面设计上之外,可以认为 Asana 的所有指标在参与此次评测的项目中都是最优的。

在我们定下使用 Asana 的这一天,也就是愚人节的这一天,Asana 推出了一个新的极具情怀的愚人节功能:SnapTask——创建一个阅后即焚任务,任何人看到它开始十秒钟后自动完成。虽然我们不太可能用到这个任务,但是这还是让我们团队所有人都感到很有趣。

说说其他的

好了,我们用了 70% 的篇幅来讲述了我们为什么要选择 Asana 作为项目管理协作平台,那么接下来就该说说我们的组合中的其他选择:

HackPad(会议和头脑风暴)+OneDrive(文件分享)+Google 日历(日程管理)

首先是 Hackpad,对于没有使用过的人来说,Hackpad 是一个不好描述的产品。它是一个用于团队协作的 Wiki 平台,任何人可编辑,可同时编辑,版本控制和详尽的修改记录是它的主要特性。我们团队使用它的场景是会议记录和与团队外成员的文档协作。

Hackpad 的好处是多人同时修改完全不会导致冲突,它的同时编辑功能比微软的 Office Online 和 Google Docs 更加强大。同时,我们利用它来分享文章草稿给团队外的人,让他们可以直接在文章草稿中进行编辑,我们能够一目了然的看到修改记录。这避免了以往采用 Word 方式分享草稿时,许多团队外的成员不打开修订模式导致文档返回后编辑还要重新校对一遍。

与 Hackpad 在同一个应用场景下的产品应该是 Moxtra,如果说 Hackpad 是快艇的话,Moxtra 就是会议记录+资料整理的航空母舰。我们不用 Moxtra 的主要原因是 Moxtra 体型太重了,我们不需要 Moxtra 的聊天功能、会议日程安排功能、会议中资料演示功能和分屏会议功能等。而且 Moxtra 作为资料夹是一个相对比较闭环的设计,资料与文件加入容易导出难这一点也不符合我们的需求,因为我们的工作重心是任务不是文档。

整理归档的文档(一些长期不用修改的文案、工作制度、编辑守则、对外公关关系、刊例、Logo 等),我们选择的是 OneDrive。这个选择异常的简单:Dropbox、OneDrive 和 Google Docs 这三者中只有 OneDrive 完全不受到墙的阻拦。虽然翻越技术是编辑部的标配,但是我们总要预备在无法翻越的紧急情况下使用文件,因此选择了 OneDrive。

Google 日历,这个没有什么特别好说的,因为我们的所有服务选择的都是国外的产品,因此我们自然而然的选择了能够将这些服务串联起来的 Google 日历而不是 QQ 企业邮箱的日历。实际上,在决定使用 Asana 了之后,Google 日历也基本上隐居幕后了。Asana 可以很方便的和 Google 日历进行同步,这样就能够将日程同步到其他任何支持 Google 日历的个人任务管理工具上。

另外,我们在规定以外每个人还是用印象笔记来做知识整理和写作,因此不可避免的我们也会用印象笔记来在成员之间传递一些草稿。Zapier、IFTTT 和 Google 日历保障了整个工作流中文件、任务与日程的顺畅流转,团队成员可以选择自己喜欢的个人效率工具来完善自己的工具列表。

我们还需要什么?(对国产项目管理类协作工具的思考)

其实对于这次的选择结果,TECH2IPO 的编辑们还是感到有些意外。因为毕竟,在经历了一系列的筛选之后,我们最终竟然没有选择一个国产服务。

这并不是因为编辑部崇洋媚外,或者是特别在意自己的数据安全,只是确实……每一项国产的服务都有这样或那样的不足。下面是我们整理的一些对国产团队协作工具的意见,并不针对某一个厂家,大家可以当作我们是普通用户听一听我们的需求:

  1. 不要怕被指责抄袭,因为国内有这样那样的原因,国外的服务有的时候用起来就是不爽。如果我们还在用新浪微博,在用人人,在用 QQ,就不要怕受到像素级拷贝的指责。相反,如果一个山寨品在功能上、界面上做不到和其原品在同一个水平线上,那么墙是拯救不了它的。此次评测的国内项目中,能够达到原品水平的不多。

  2. 服务之间的延展性不高,只有少数国内产品提供了 API,而且由于大环境使然,即便是提供了 API 的工具也很少能够和其他服务结合使用。

  3. 接地气≠汉化。这与第一条并不矛盾,意即在核心需求已经达到原品水平之后,我们需要的不仅仅是国外服务在国内的汉化版,而是能够真正满足一些国内的需求。

在如何打造适应国内办公文化的团队协作工具这个问题上,我们咨询了多年工作经验的人事行政领域资深专家(我厂行政同学辛苦了),她对团队协作提出的看法在整理之后可以理解为:

从整个公司的角度讲,有的工具以项目为最高级 Dashboard 的话,再往上就没办法组织了。不同的团队(在公司内其实是不同的部门)之间应该能够有一个模糊的进度分享,看到不同的项目在做哪些项目,起止日期是什么,进度到多少。跨团队之间(整个公司)的项目细节分享可以由公司不同的需求来设置权限。

还有一点也是从公司的角度来说,团队协作需要活动、调查、单独发通知的功能。如果现在这些工具目标都是小团队(部门),那么我们需要有个东西把他们连接在一起。

另外,在发散思维之后,我们也想到了许多可以和团队协作(项目管理)结合的奇葩思路,比如在建立外出日程的时候可以直接调用地图查询路线(甚至接入打车服务),或者还可以在项目管理中增加订餐功能。

团队协作的一个理想状态是它自身的页面应当长时间保留在团队成员的浏览器后台,这就需要团队协作工具不只是一个只有完成任务和分配任务的时候才去登陆的东西。明道在这方面想到的是社交,但这样却使得社交的信息噪音盖过了有用信息,最终导致渐渐停用。我们的思考是可以在工具属性上做一些文章,比如将 Pocket 的模式整合进项目,番茄工作法的闹钟与任务管理相结合。

添加这些功能的目的是为了在完成项目管理的同时给团队成员更多登陆这个平台的理由,但是本身又不会产生信息干扰核心功能。

我们也希望在不远的将来,TECH2IPO 团队能够使用上国内趋于完美的团队协作工具,不再饱受网速之苦的折磨。

附录:Asana 常用名词推荐翻译及快捷键说明

常用名词:

Workspace 团队

Projecct 项目

Section 任务列表

Task 任务

Subtask 子任务

Asign 指派

Due Date 截止日期

Follower 关注者

Personal Projects 个人空间

Tag 标签

My Task Calendar 个人日历

Project Calendar 项目日历

Team Calendar 团队日历

All Task Calendar 全局日历


快捷键说明

Tab+BKSP

删除选中Task

(其他方法:在一个任务标题为空的情况下按退格)

Ctrl+↵       完成选中 Task

Ctrl+↑ / Ctrl+↓    移动焦点

Ctrl+Shift+↑ / Ctrl+Shift+↓  将光标移动到下一个 section

Ctrl+C       拷贝选中 Task

Ctrl+V       粘贴选中 Task

Tab+M      将指派给自己

Tab+H       选中 Task

Tab+Y       标记为今日待办

Tab+U       标记为下一步任务

Tab+L        标记为以后待办

Tab+Z       归档已完成 Task

NAVIGATION

Tab+C       为已选中 Task 添加评论

Tab+A       指派选中 Task

Tab+D       设置截止日期

Tab+F        添加 Follower

Tab+S        定位到 Subtasks

Tab+/        搜索一个 project,tag, person, or task

Tab+↵       跳转到 task list

SELECTION

↑/↓        移动焦点

Shift+Click         范围选中

Shift+↑ / Shift+↓  范围选中

Ctrl+click 选中多个任务

APPLICATION

Ctrl+/        显示快捷键帮助

Tab   打开任意选中项的详细页

ESC  关闭已打开的详细页

本期创业聚光灯文章回顾:

创见聚光灯之团队协作工具:Moxtra

创见聚光灯之团队协作工具:Tower/Worktile/风车

创见聚光灯之团队协作工具:Hackpad/Quip/印象笔记/Onenote

创见聚光灯之团队协作工具:明道/Yammer

创见聚光灯之团队协作工具:Google Drive/Dropbox/OneDrive

创见聚光灯之团队协作工具:Zapier/IFTTT/Pushbullet

创见聚光灯之团队协作工具:Fleep/推事本

创见聚光灯之团队协作工具:Teambition

创见聚光灯之团队协作工具:Asana/Taskworld

评论于站点 回复 评论 删除 隐藏

评论于站点 回复 删除 隐藏