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创见聚光灯之团队协作工具:Asana VS Trello

Asana 更适合帮助理性的左脑完成工作,Trello 更适合帮助感性的右脑完成工作。项目策划阶段使用 Trello 体验更佳,但到了推进执行阶段就应该使用 Asana 了。

创见聚光灯每期关注一个领域的产品,前三周分别特别观察九款或九类产品,最后一周用于查缺补漏总结升华。昨天《我们的选择》发布之后,编辑部在不同渠道收到反馈,询问我们为何没有尝试卡片式项目管理工具 Trello。Trello 原本在计划中,但由于小编当时遇到计划外的事情,不得不忍痛放弃评测 Trello,现在正好趁这期聚光灯还没结束,补上 Trello 这一课。为此我们重新“重度评测”了这两款工具。

之所以称之为“重度评测”,是因为此文是谈重度使用后的感想。前三周评测产品之时,由于知道每一款产品被选择的概率都小于十分之一,评测之时便心存警惕,时刻担心遇上“重度使用之后爱上它最终却不能选择他”的悲剧。选定 Asana 之后,心情放松,便开始按计划重度使用;Trello 更是由于众多朋友信誉保证,抱着“即使团队不选择我自己也可以选择”的心情开始使用。这篇文章与其说是对 Asana 和 Trello 的评测,不如说是 Asana 和 Trello 的使用感想。

重度使用 Asana 之后最大的感慨是这句说过太多次的“科技改变生活”。今后,我会为每一位拖延症重度患者郑重推荐 Asana。Asana 对执行力的提升出乎我之前的想象。

我们可以将任务大致分为两种,一种是容易被拖延的任务,一种是不会拖延的任务。前者一般都是突发随机任务和宽泛并没有截止日期的任务。战胜拖延症,必须根据症状分类分而治之。

对于前者,Asana 疗效显著。以我自己为例,工作中任何一个突发任务出现,我都会立刻在 Asana “我的任务”页面回车输入新任务。这个操作非常简单省时,并不会对我正在进行的工作产生打断效果,反而会因为任务都记在 Asana 的事实让大脑更加专注于正在进行的工作。正在进行的任务完成之后,从 Asana 上将任务标为已完成,接着开始根据 Asana 的记录进行下一项任务。很多原来可能会拖延到忘记的随机突发任务,都会因此在第一时间完成。

对于宽泛没有截止日期的任务,Asana 也表现出色。这种出色体现在种种细节之中。如同上述“回车便可建立新任务”这样的功能,Asana 还可以将任务条拖进任何一个项目中,对任务进行多层次多逻辑的重新组织;还可以对任务点赞等。这种细节在宽泛任务中立刻显出光芒。一般,我们的宽泛任务是从创意酝酿开始,团队成员在一周时间内随时想到任何好主意都可以输入到 Asana 中。这个阶段我们就可以在项目中多人同时输入多项任务,当酝酿阶段结束,开始初步确定项目方向的时候,团队成员可以使用点赞功能来进行投票。这样好主意自然而然就凸显出来了。接下来确定详细计划、时间表、分工到人的阶段,我们可以将计划交给特定成员、确定截止日期、分类到合适的 section 或项目。一个宽泛的任务立刻就成为可以执行的简单任务。

Asana 对日历的运用也非常出色。上篇聚光灯中已经提过,Asana 的日历跟任务列表的逻辑保持一致,都分为个人、项目、团队等数个层级,能够给团队成员非常清晰的任务全景。在日历中对任务直接进行管理的服务也做得非常体贴,比如当你从日历里发现某一天安排的任务过多,可以直接将部分任务拖到其他时间。

虽然同样的句式用了太多次,但还是需要讲——Asana 在“保存编辑”服务上的设计也非常出色。Asana 的任务输入体验非常快捷流畅,一定程度上是因为,他省略了过去用户编辑之后必须点击“保存”按钮才能提交内容的流程,Asana 中只要输入便自动保存。同样省略掉“确认”这个步骤的功能还包括“删除任务”。所以在“删除任务”这样的关键功能执行之后,Asana 会在页面左下弹出对话框询问用户“是否要撤销刚刚的操作”。事后,Asana 还会邮件通知用户某任务已经被删除,给了用户充足的反悔机会。

怎样描述这种出色呢?简单来说,即,当你在使用过程中感觉到某种需求,便会发现 Asana 早已想在了你前面,提供了满足你这项需求的功能。这是最优秀的产品设计,比用户更了解用户需求。

Asana 是优秀的团队打造的优秀的产品,被优秀的投资人支持,也支持了很多优秀的创业公司。使用 Asana 进行团队协作、任务管理的公司有——在线短租服务 Airbnb, 云盘 Dropbox, Disqus, Foursquare, 图片分享服务 Pinterest, Stripe, ,LinkedIn,打车服务 Uber(中文名:优步)。

Email 诞生之时,很多人都说:“我们原先送文件给领导签字的方法就满足我们的需求了呀,我们的团队工作不需要 Email。”

团队协作工具诞生之时,很多人都说:“我们的团队工作主要靠 Email 来完成,不太需要专门的团队协作工具。”

人类的本性便是如此——喜欢保持目前已经习惯的状态,不喜欢改变。

但经过亲身体会,不得不承认:一旦度过适应改变的阶段,Asana 带给我们的体验超乎预料。每个人都不用在头脑中挂心太多事情,因为 Asana 会帮助你挂心。每个人都非常明白自己什么时间要做什么事情,不会再虚掷时光。每个人也都能了解团队整体工作的情况,省掉很多沟通工作。

因为我们在短短一个月时间能够测试使用的团队协作工具数量太少,我们最终选择的 Asana 也许并不是最适合我们的团队协作工具,但即使如此,Asana 在提高执行力上所起的效果已经相当惊人。这不仅是 Asana 的胜利,也是所有互联网/移动互联网时代的团队协作工具的胜利,是科技的胜利,是我们孜孜不倦追求更好生活的源动力。

尝试使用卡片式项目管理工具 Trello 之时,是我对 Asana 好感度正处于峰值的时候。不过 Trello 并没有因此被掩盖了光辉,只是让我对两者的区别感知得更为清晰。Asana 是以个人任务管理为核心的团队协作服务,使用效果更多体现在提高执行力方面;Trello 则是以项目规划为核心的服务,使用效果更多体现在帮助编写项目策划书方面。与此相应的,Asana 的首屏中心位置展示的是个人任务列表,Trello 首屏中心位置展示的是类似项目的展示板(Board)列表。点开 Board,首屏中心位置展示的是数列(list)信息卡(card)。

对于我个人来说,Trello 因为灵活的卡片、列(list)、展示板(Board)结构,更适合进行思维导图式的头脑风暴、资料整理工作以及项目前期筹备,并不适合已经到了执行阶段的工作。如果更细分,我认为 Trello 极其适合作者写手使用。比如作者可以建立一个头脑风暴list,之后可以在这个 list 下随时记录偶得妙语、精彩片段、人物设定、情节大纲,随后再拖动卡片将其安排到合适的分类(list)之下;当一个 list 卡片过多内容过杂之时,便可以建立新 list 安放卡片;当某项内容需要深入之时,也应该建立一个新的 list。对于我们团队成员来说,当使用 Asana 确定出稿选题之后,可以在开始动笔之前使用 Trello 来列出所需考据资料、观点、大纲。

如果说 Asana 的工作方式更接近重视逻辑、流程、精确、迅速的计算机思考方式,Trello 的工作方式则更接近多线程、分布式的人类大脑的思考方式。或者说,Asana 更适合帮助理性的左脑完成工作,Trello 更适合帮助感性的右脑完成工作。项目策划阶段应该使用 Trello,但到了推进执行阶段就应该使用 Asana 了。

Trello 的首屏如下图:

我的所有 Board 依次列在此处,我还可以根据当前的项目优先级给 Board 加星,这样该项目(Board)就会列入主屏最上方板块。

点击进入项目(Board),映入眼帘的是分组(list)排列的卡片,如图。

建立新卡片的操作与 Asana 相同,都是单击回车键即可。Trello 的多人同步功能也极为出色,可以在进行远程会议之时使用。图为卡片编辑框。

所以,综上所述,我们对 Asana 和 Trello 的使用方式如下:

Asana:团队协作,任务管理,推进执行。

Trello:个人稿件准备,个人专题策划思考,个人知识管理。

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